Privacy Statement

Vereniging en Stichting Hertog van Gelre

Vereniging en Stichting Hertog van Gelre, hierna Scoutinggroep Hertog van Gelre, verwerken persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens Scoutinggroep Hertog van Gelre. 

Lidmaatschap Scoutinggroep Hertog van Gelre, Regio Rondom de IJssel en Scouting Nederland
Als lid van Scoutinggroep Hertog van Gelre ben je automatisch ook lid van Regio Rondom de IJssel en Vereniging Scouting Nederland. Alle scoutinggroepen in Nederland zijn bij scouting Nederland aangesloten en bij een regio. Zodoende zijn de privacy statements van deze verenigingen ook van toepasbaar op Scoutinggroep Hertog van Gelre. Dit Privacy Statement is een aanvulling op het door Scouting Nederland opgestelde privacy statement. Hoe wij, Regio Rondom de IJssel en Scouting Nederland met je gegevens omgaat staat beschreven op www.scouting.nl/privacy.

Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL). Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen. Hoe wij met je gegevens omgaan welke geregistreerd staan in SOL staat beschreven op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via het fysieke formulier ‘Inschrijfformulier’. De gegevens worden opgeslagen in een afgesloten ruimte bij onze ledenadministratie. De ledenadministratie heeft enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in SOL. Voor SOL zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren voor activiteiten en kampen
Scoutinggroep Hertog van Gelre hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Tijdens onze scoutingactiviteiten en -kampen kan het noodzakelijk zijn dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor het verzamelen van deze gegevens wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier/-vragenlijst die per jaar fysieke dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt na elk scoutingseizoen vernietigd.

Zomerkampregistratie
De aan- of afmelding voor een zomerkamp verloopt via het fysieke formulier ‘Zomerkampformulier’. Gegevens van het lid worden verzameld om de eenmalige betaling van het zomerkamp te realiseren. De gegevens worden opgeslagen in een afgesloten ruimte bij onze penningmeester. De penningmeester heeft enkel inzicht in deze gegevens. Zodra de aan- of afmelding voor zomerkamp is verwerkt wordt het formulier vernietigd. 

Registratie afmelden voor een opkomst
Voor het afmelden van activiteiten kan er worden gebruikgemaakt van een online registratieformulier op de website van Scoutinggroep Hertog van Gelre. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard, welke toegankelijk is voor de website beheerder. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.

Registratie voor het huren van ons gebouw te Polderweg 4 
Voor een aanvraag voor verhuur van ons gebouw te Polderweg 4 in Apeldoorn kan er worden gebruikgemaakt van een online registratieformulier op de website van Scoutinggroep Hertog van Gelre. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard, welke toegankelijk is voor de website beheerder en blokhutbeheerder. Gegevens van de eventuele huurder worden opgevraagd om de verhuur aanmeldingen te kunnen verwerken, om de huur van het gebouw te kunnen registreren en om een financiële nota te kunnen versturen. Gegevens worden verwijderd 7 jaar na verhuur, vanwege het wettelijk verplicht bewaren van administratie (fiscale bewaarplicht). 

Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem SOL. Voor SOL zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. Het bestuur en kascommissie van Scoutinggroep Hertog van Gelre hebben inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een scoutingseizoen vernietigd.

Online media
Op www.scoutinghvg.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.

Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Scoutinggroep Hertog van Gelre of interesse tonen in een samenwerking kunnen een webformulier op onze website www.scoutinghvg.nl invullen. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard, welke toegankelijk is voor de website beheerder. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.

Nieuwsbrief
Voor het versturen van nieuwsberichten wordt gebruik gemaakt van een nieuwsbrief. Voor het bepalen van de geadresseerden worden e-mail adressen verzameld uit Scouts Online. Het gaat hierbij om de e-mail adressen van leden en hun ouders, zoals ingevuld in Scouts Online. De nieuwsbrief wordt verstuurd d.m.v Mailchimp (www.mailchimp.com) en uitschrijven kan middels een opt-out in elke nieuwsbrief of het indienen van een verzoek hiertoe. Het privacy beleid van Mailchimp is te vinden op deze pagina: https://mailchimp.com/legal/privacy/

Beeldmateriaal
Scoutinggroep Hertog van Gelre maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scoutinggroep Hertog van Gelre en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie kan men toestemming geven voor het maken en posten van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid op de social media en website van onze vereniging. Toestemming is altijd in te trekken via ledenadministratie@scoutinghvg.nl.

Camera’s
Aan ons gebouw (te Polderweg 4 in Apeldoorn) hangt een camera bij de hoofdingang. De aanwezigheid van de camera is ter plaatse aangegeven met een bord. De aanwezige camera is bedoeld om de (sociale) veiligheid van de personen aanwezig in en rondom de voornoemde locaties en de bescherming van gebouwen en eigendommen te verhogen. 

Toegang tot de camerabeelden is enkel mogelijk voor geautoriseerde personen uit het bestuur van Scoutinggroep Hertog van Gelre. De camerabeelden worden maximaal 7 dagen bewaard voordat ze automatisch worden gewist, tenzij er een calamiteit heeft plaatsgevonden. In dat geval worden de beelden gewist wanneer ze niet meer nodig zijn in het kader van de calamiteit. Bij een calamiteit kunnen de camerabeelden, binnen de wettelijke kaders, ter beschikking worden gesteld aan politie en justitie ter ondersteuning van een aangifte van een strafbaar feit. De camerabeelden zullen niet met andere derden worden gedeeld, tenzij daar een (wettelijke) verplichting toe bestaat. 

Communicatie
Het privacybeleid van Scoutinggroep Hertog van Gelre is terug te vinden via www.scoutinghvg.nl/privacy en op te vragen via het bestuur op .

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij het bestuur van Scoutinggroep Hertog van Gelre via . Na melding van een datalek meld het bestuur dit bij Scouting Nederland conform het protocol. Scouting Nederland heeft een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scoutinggroep Hertog van Gelre binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het bestuur (). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Wijzigingen privacybeleid
Scoutinggroep Hertog van Gelre behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Je kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via www.scoutinghvg.nl/privacy. 

Versie: 20190303